Stammdaten
Kalkulationsdaten, Vorlagen, Newsletter-Schnittstellen, Automatisierungen und persönliche Einstellungen verwalten.
Den passenden Verwaltungsbereich öffnen
Öffnen Sie Stammdaten. Die Übersicht bietet Kalkulationsdaten, Vorlagen, Zahlungsziele, Mein Konto und Benutzer & Lizenzen. Wählen Sie die passende Kachel. Jeder Unterbereich öffnet einen eigenen Arbeitsreiter. Erneutes Öffnen aktiviert denselben Reiter; beim Wechsel bleibt Ihr Arbeitsstand erhalten. Beim Schließen werden ungespeicherte Änderungen abgefragt. Welche Bereiche verfügbar sind, richtet sich nach den Rechten des angemeldeten Benutzers.
Hotelkonditionen zentral pflegen
Öffnen Sie Stammdaten → Kalkulationsdaten und wählen Sie ein Hotel. Unter Grunddaten pflegen Sie Aktivierung, Währung, Steuern, Gebühren, Hotelmarge und Belegung. Eine positive Hotelmarge ersetzt die Standardmarge von 25 %. Unter Preise wählen Sie die Zimmerkategorie und bearbeiten Gültigkeitszeiträume und Beträge direkt in der Tabelle. Zeilen lassen sich hinzufügen und kopieren; die Spalten sind sortierbar. Specials verbindet Rabattarten und Werte mit Reisezeitraum, Buchungsfenster, Mindestaufenthalt, Zimmerauswahl, Kombinationen und Ausschlüssen. Zuschläge enthält etwa Verpflegungsupgrades und Transfers mit ihren Zeiträumen und Beträgen. Speichern gilt für den aktuellen Bereich, bei Specials für den ausgewählten Eintrag. Verwerfen stellt den zuletzt gespeicherten Stand wieder her. Den Ablauf im Video ansehen.
Dokument- und E-Mail-Vorlagen
Vorlagen einblenden öffnet die Bibliothek. Wählen Sie den Bereich sowie Dokumente oder E-Mails, suchen Sie die Vorlage und blenden Sie die Liste bei Bedarf wieder aus. Die Dokumentzeile bündelt Titel, Typ und Speicheraktionen. Vorlage speichern übernimmt Änderungen an der bestehenden Vorlage und ist ohne Änderungen deaktiviert. Als Kopie speichern erstellt eine eigene Variante. Änderungen verwerfen stellt den zuletzt gespeicherten Stand wieder her und lässt eine bestehende Vorlage geöffnet. Unter Details bearbeiten Sie Name, Typ, Favoriten und bei Mailvorlagen die Metadaten. Name und Dokumenteigenschaften im Dialog gehören zunächst zum Entwurf und werden anschließend mit der Vorlage gespeichert. Favoritenzuordnungen werden sofort gespeichert. Der Blockeditor bietet Textformatierung, Tabellen, Bilder sowie Kopf- und Fußzeilen. Die dünne Umrandung zeigt den aktiven oder mit der Maus berührten Block; sie erscheint nicht im PDF. Mit dem Griff verschieben Sie einen ganzen Block samt Formatierung. Im Blockmenü finden Sie unter anderem Farben und Löschen. Enter beginnt außerhalb von Tabellen einen neuen Absatzblock. Innerhalb einer Tabellenzelle entsteht ein eigener Zellabsatz, der die aktuelle Absatzformatierung übernimmt; Umschalt+Enter fügt dort einen einfachen Zeilenumbruch ein. Absatz- und Zeilenabstände können je Zellabsatz angepasst werden. Platzhalter setzen Teilnehmer-, Reise- und Kontaktdaten automatisch ein. Individuelle Sonderwünsche im erzeugten Dokument gelten ausschließlich für diesen Druckvorgang. Eine gespeicherte Vorlagenänderung wird dagegen für zukünftige Dokumente verwendet. Vorlagenbearbeitung im Video ansehen.
Mehrseitige Vorlagen durchgehend prüfen
In der Vorlagenverwaltung erscheinen alle PDF-Seiten untereinander – auch in der Großansicht. Nach einer Textänderung wird die Vorschau automatisch neu erstellt. Scrollen Sie durch das gesamte Dokument oder springen Sie mit den Seitenpfeilen zur gewünschten Seite. Zoom sowie Breiten- und Ganzseitenanpassung gelten für alle Seiten. Prüfen Sie mit einem passenden Testdatensatz auch Platzhalter, Tabellen und Seitenumbrüche. Das durchgehende Scrollen gilt auch für Kunden-, Vorgangs-, Teilnehmer-, Hotel- und Leistungsträgerdruck sowie die Anhangsvorschau. In der Großansicht eines erzeugten Dokuments stehen Editor und PDF nebeneinander; beide Bereiche lassen sich unabhängig scrollen. Mit Fertig übernehmen Sie die Bearbeitung zurück in die normale Druckansicht.
Zahlungsfristen pflegen
Zahlungsziele verwaltet Zahlungsfristen für Hotels und Zimmerarten. Wählen Sie einen vorhandenen Eintrag und verwenden Sie das dazugehörige Bearbeitungsformular. Prüfen Sie die Hotel- und Zimmerartzuordnung sowie die Frist, bevor Sie speichern.
Persönliche Kontoeinstellungen
Unter Mein Konto befinden sich Passwort, Signatur und Outlook-Verbindung. Sie erreichen diesen Bereich auch über Ihren Benutzernamen oben rechts. Prüfen Sie insbesondere die Signatur, bevor Sie dokument- oder mailbezogene Abläufe nutzen. Eine Outlook-Verbindung benötigt die entsprechende persönliche Anmeldung.
Benutzer und Lizenzen
Benutzer & Lizenzen ist für Administratoren vorgesehen. Hier werden Benutzer, Rechte und persönliche Lizenzen verwaltet. Stimmen Sie Änderungen an Berechtigungen mit der vorgesehenen Zuständigkeit ab; gewöhnliche Arbeit mit Kunden und Vorgängen erfordert keine regelmäßige Änderung dieser Einstellungen.
Absätze, Textfarben und Tabellen gestalten
Markieren Sie einen Absatz, eine Überschrift oder einen Zellabsatz und öffnen Sie Absatzabstände. Dort legen Sie den Abstand davor und danach in Punkt sowie einen mehrfachen oder festen Zeilenabstand fest. Eine Änderung innerhalb einer Zelle gilt nur für den gewählten Zellabsatz; Enter übernimmt dessen Formatierung. Das Textfarben-Menü ist in der oberen Leiste und am markierten Block gleich aufgebaut: Textfarbe und Hervorhebung sind getrennt, eigene Hex-Werte sind möglich. Klicken Sie für Tabellenoptionen in eine Tabellenzelle: Unter Tabellenrahmen bearbeiten Sie die Außenkanten einzeln oder gemeinsam, Rahmenstärke und -farbe, Zellhintergrund sowie Innenabstände oben, rechts, unten und links. Die Werte gelten für die aktuelle Auswahl. Prüfen Sie nach jeder Änderung die automatisch aktualisierte PDF-Vorschau. Änderungen an einer Vorlage wirken für künftige Dokumente, Änderungen am erzeugten Dokument nur für diesen Druckvorgang. Gestaltung im Video ansehen.
E-Mail-Vorlagen mit Vorschau vergleichen
Auch E-Mail-Vorlagen verwenden den Blockeditor. Tabellen, Rahmenfarben, Innenabstände und Absatzformatierung werden in der Vorschau berücksichtigt. Platzhalter können nach dem Einsetzen längere Texte ergeben; deshalb sollten Sie die Mail mit einem passenden Testdatensatz und der persönlichen Signatur prüfen. Die Dokument-PDF und die E-Mail-Vorschau sind unterschiedliche Ansichten.
Übernommene Bestandsvorlagen weiterverwenden
Im SOR-Datenprofil stehen die übernommenen Dokumentvorlagen als native Webvorlagen im gemeinsamen Editor bereit. Das Demo-Profil besitzt eigene Beispielvorlagen; Anzahl und Inhalt der Vorlagen unterscheiden sich je Datenbestand. Prüfen Sie vor der Verwendung mit einem passenden Testdatensatz insbesondere Platzhalter, Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenumbrüche. Eine gespeicherte eigene Variante lässt die bisherige Vorlage erhalten.
Vorlage für einen bebilderten Reiseverlauf
Unter Vorlagen → Vorgänge / Buchungen → Dokumente steht Reiseverlauf mit Tagesbildern zur Verfügung. Brieftext sowie Kopf- und Fußzeilen sind bearbeitbare Blöcke. Der Testdatensatz zeigt die aufgelöste PDF mit Reisetagen, Drucktexten und den im Vorgang zugeordneten Bildern. Vorlagenänderungen gelten für künftig erzeugte Dokumente; Änderungen am einzelnen Dokument nur für dessen Druckvorgang. Reiseverlauf-Druck im Video ansehen.
Dokument- und Mailvorlagen im Demo-Profil
In der Demoversion finden Sie unter Vorgänge / Buchungen unter anderem Reiseangebot, Reiseanmeldung, Reisebestätigung, Zahlungserinnerung und den Reiseverlauf mit Tagesbildern. Für Kunden, Hotels und Leistungsträger gibt es eigene Dokumentkontexte; bei E-Mails steht auch eine Leistungsanfrage bereit. Die Inhalte sind bearbeitbare Vorlagen. Platzhalter übernehmen die jeweils verfügbaren Datensatzwerte und die persönliche Signatur; prüfen Sie jede Vorlage mit einem passenden Testdatensatz. Vorlagen in anderen Datenprofilen können anders aussehen oder anders benannt sein.
Platzhalter direkt im Dokument formatieren
Klicken Sie in der Großansicht auf einen Platzhalter. Die Auswahl rechts öffnet das passende Basisfeld im richtigen Kontext. Für Datumswerte wählen Sie ein Format und verschieben das Datum bei Bedarf um ganze Tage; Preiswerte bieten ihre Betragsformate. Die Änderung betrifft nur das angeklickte Vorkommen. Bildplatzhalter zeigen eine Vorschau und eine einstellbare Breite bei proportionaler Höhe. Prüfen Sie das Ergebnis in der PDF und speichern Sie erst danach die Vorlage. Vorlagenbearbeitung im Video ansehen.
Automatisierungen zentral verwalten
Administratoren öffnen Stammdaten → Automatisierungen. Dort verwalten Sie die Zeitpläne für Newsletter-Synchronisation und E-Mail-Versand, starten einen fälligen Lauf bei Bedarf manuell und prüfen das Protokoll im Reiter Ausführungen. Die Newsletter-Synchronisation überträgt Kontakte und gleicht anschließend ihren Anbieterstatus ab. Für zeitgesteuerte Ausführung muss der Serverbetrieb eingerichtet und aktiviert sein. Ablauf im Video ansehen.
